Conciliação de cartões: como contabilizar entradas via crédito e débito?

A conciliação de cartões é um processo fundamental para empresas que aceitam pagamentos por crédito e débito, afinal, ela consiste na comparação e conjugação das transações realizadas pelos clientes com os registros financeiros da empresa, garantindo que os valores pagos pelos cartões estejam corretamente refletidos nas contas. 

Em outras palavras, a finalidade principal dessa atividade é assegurar a integridade financeira e a transparência nas operações comerciais, influenciando diretamente no desempenho e na gestão das finanças como um todo. 

No entanto, se houver falta de conhecimento, o processo pode se tornar mais difícil do que realmente é e ainda induzir as equipes a cometer erros que podem comprometer toda a contabilização. Pensando nisso, reunimos aqui informações úteis sobre como realizar a conciliação sem complicações.

Entendendo como realizar a conciliação de cartões de forma eficiente

Como já dito, para uma conciliação de cartões eficiente, é de alta relevância que haja o entendimento de como administrá-la, pois, assim, há a garantia de que erros ou fraudes sejam detectados e anulados.

Além disso, é importante ressaltar que este é um processo com diversas partes envolvidas, como as adquirentes, responsáveis por processar as transações de cartões de pagamento e determinar as taxas e juros, e os consórcios de instituições financeiras, que definem as bandeiras dos cartões, regras e limites; entre outros agentes.

Para assegurar que todo o processo ocorra conforme deve ser, os passos a serem seguidos são esses:

• Registrar valores de vendas

  Lidar com vendas exige a manutenção de registros detalhados e o controle rigoroso das transações que ocorrem com cartões, incluindo também a quantidade de parcelas e a data de venda. Essa etapa permite não apenas identificar possíveis falhas nas operadoras, mas também analisar os padrões de consumo e o comportamento dos clientes, trazendo insights de grande valor para a formulação da estratégia de negócios.

• Acompanhar taxas de serviços

  Manter uma monitorização constante das taxas cobradas é uma medida indispensável, possibilitando a detecção de eventuais valores incorretos. Essa abordagem confere a habilidade de solicitar ajustes junto às empresas emissoras de cartões e tomar decisões estratégicas, como a continuação ou a interrupção da aceitação de uma bandeira específica, visto que tais taxas podem variar de acordo com a instituição financeira e o tipo de cartão utilizado.

• Elaborar controle de recebíveis e extratos bancários

  O controle de recebíveis e extratos bancários envolve a manutenção de um registro preciso dos valores a serem recebidos pelas vendas efetuadas com cartões, onde a etapa crucial consiste na comparação dessa quantia com os extratos bancários. Assim é garantido que todas as transações sejam devidamente creditadas na conta da empresa.

  Esse procedimento promove a integridade financeira, bem como proporciona uma visão detalhada do fluxo de caixa, auxiliando na tomada de decisões estratégicas, como a alocação de recursos e o planejamento de investimentos.

Embora esses 3 passos sejam fundamentais, a conciliação de cartões pode se tornar um processo complexo e demorado quando realizado de forma manual, especialmente para empresas com alto volume de transações. É aí que entra a automação.

Uma ferramenta automatizada pode gerenciar as atividades de conciliação de cartões com maior eficiência, segurança e rapidez, pois as transações são comparadas instantaneamente com os registros das adquirentes e operadoras, identificando, por exemplo, possíveis erros provenientes de chargeback de vendas e cobranças de taxas indevidas. O efeito disso é eliminar a necessidade de uma análise manual morosa, além de garantir que todas as transações sejam registradas e reconciliadas com precisão e agilidade.

Algumas das vantagens da automação de conciliação de cartões incluem:

• Eficiência aprimorada: agiliza todo o trâmite, economizando tempo e recursos preciosos da equipe;
  
• Redução de erros: reduz significativamente o risco de erros manuais, garantindo a precisão nas transações;
• Segurança reforçada: normalmente essas ferramentas possuem recursos de segurança robustos, protegendo as informações financeiras da empresa;
• Redução de custos: economias significativas devido à redução de erros e fraudes e ao aumento da eficiência;
• Resposta rápida: os problemas são imediatamente detectados, promovendo tomadas de decisões e medidas corretivas rapidamente;
• Escalabilidade: as soluções automatizadas se adaptam facilmente ao crescimento do volume de transações sem aumentar a carga de trabalho da equipe.

MakeValue: realize a sua conciliação de cartões com integração, automação e agilidade

A MakeValue oferece soluções que atendem às diversas demandas do setor financeiro, incluindo uma tecnologia direcionada para a conciliação de cartões, que traz aos gestores total controle sobre as operações e automação da baixa dos recebíveis no ERP SAP.

A ferramenta contempla uma variedade de funcionalidades, tais quais:

• Integração automática com as adquirentes para baixa dos arquivos diários de vendas e repasses;
• Conciliação de vendas, auditoria das taxas cobradas e equalização da carteira no ERP SAP;
• Conciliação de antecipações, cancelamentos e chargebacks;
• Conciliação dos repasses em conta-corrente;
• Compensação automática das partidas em aberto na FBL5N;
• Principais adquirentes atendidas, incluem Adyen, Cielo, Rede, Linxpay, Stone, Safrapay, Vero, Getnet, entre outros. 

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